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Más estrategia gracias a la tecnología: la fórmula del crecimiento de R2 Hotels

A veces se suele pensar que las pequeñas o las medianas empresas (pymes) no necesitan herramientas adicionales para su gestión. Su estructura departamental, el número de empleados o la limitación en sus recursos son factores que pueden promover esta idea.

Sin embargo, todas las empresas, grandes y pequeñas, comparten un reto: gestionar de forma eficiente sus recursos para crecer.

En el caso de las pymes, estas tratan de discernir lo importante de lo secundario. Es por eso que tareas administrativas como la contabilidad o las gestiones de recursos humanos suelen externalizase a terceras empresas.

A medida que las empresas crecen, se requiere de más tiempo para analizar información y tomar decisiones importantes.

Esto es lo que le pasó a R2 Hotels. Se trata de una empresa hotelera que creció considerablemente en los dos años posteriores a su constitución. Cuando comenzaron a crecer, no había tiempo para revisar la información generada en los distintos departamentos y  proveedores. Mucho menos para volcarla en una hoja de cálculo y tomar decisiones. Fue entonces cuando decidieron implantar el ERP de Sage.

¿Por qué un ERP?

Un ERP (Enterprise Resources Planning) es un software que tiene la finalidad de mejorar la gestión y la colaboración entre departamentos. Estas herramientas permiten controlar los datos que se generan en la empresa en tiempo real. Contribuyen a la toma de decisiones rápidas y eficientes. Y no solo a nivel interno.

Un ERP también permite disponer con facilidad los datos de los clientes para ofrecerles un mejor servicio de atención al cliente.

Es una herramienta donde la información se centraliza. Incluye diferentes módulos para ello: contabilidad, comercial, producción, gestión de proyectos…, etc. En el caso de los ERP modulables se puede seleccionar los módulos que mejor encajen con cada negocio.

Beneficios de implantar un ERP

Ahorro de tiempo

Disponer de la información en tiempo real a partir de esta herramienta, evita la elaboración de documentos como informes, hojas de cálculo, etc. donde se recoge información que puede estar desactualizada. De este modo, se obtiene más tiempo para analizar datos, extraer conclusiones y tomar decisiones estratégicas acertadas.

Más control de la información

Un ERP permite tener toda la información en un solo lugar. Se puede acceder a la información de los diferentes módulos con un solo clic.

Incremento de la movilidad

Si se está promoviendo el trabajo en remoto en la actualidad, se debe, en gran medida, a herramientas como los ERP. Mantener los flujos de trabajo y la productividad solo es posible con soluciones que permitan conectarse desde cualquier lugar.

Minimiza la duplicidad de datos

En empresas con varios departamentos es bastante probable que los departamentos actúen con independencia. Sin embargo, hay puntos en los que los departamentos confluyen y eso puede generar información duplicada. Los ERP evitan esa duplicidad en la información, ya que disponen de integraciones para sincronizar la información entre departamentos y que todos ellos compartan la misma información.

Mejora de la productividad y la eficiencia

Revisar los informes generados en las distintas áreas puede llevar mucho tiempo y también es probable que haya errores en estos documentos. Con un ERP, siempre y cuando se tenga bien estructurado el plan de costes, la producción y la contabilidad, es una gran herramienta para disponer de la información suficiente para tomar decisiones.

R2 Hotels: un caso de éxito con el ERP de Sage

Con el crecimiento de R2 Hotels, la empresa se planteó implantar un ERP que sustituyera el programa de contabilidad que manejaban hasta ese momento.

Necesitaban controlar los costes por departamentos de los nuevos hoteles que se adquirieron. También llevar un control de activos, fijos, impuestos nacionales y autonómicos, etc. y esas funciones no se podían gestionar con un programa solo de contabilidad.

Desde R2 Hotels tenían un gran obstáculo a superar: una gestión documental que les llevaba más de 8 horas diarias y con un alto porcentaje de error humano en la introducción de datos. Es por eso que se decantaron por implementarel ERP Sage 200c.

“Sin un partner que te lleve el mantenimiento y te pueda hacer los desarrollos a medida que necesitas, y que a la vez te asesore, es muy complicado resolver las dudas y pequeños defectos que surgen en el día a día. Nuestra tarea es entender e interpretar la información que obtenemos del ERP, no saber programar, para diseñar nosotros un informe, balance o ficha de control”. Francisco Rodríguez, Director Financiero Corporativo

Más allá de la implantación

Pero incorporar un ERP a la gestión de la empresa no es suficiente. Se necesita diseñar la información que se quiere gestionar en cada módulo, como por ejemplo los informes de gestión que se están realizando.

A partir de ahí, se podrá elaborar desarrollos a medida para que el ERP se ajuste lo máximo posible al negocio. Saqqara es Partner Platinum de Sage, por lo que colaboró con R2 Hotels para implantar la herramienta, ajustarla a su negocio y evitar errores en la instalación.

Además, desde Saqqara se ofreció un servicio de seguimiento y mantenimiento, más allá de la configuración con el fin de conseguir que la herramienta se ajustase lo máximo posible a la forma de trabajar de nuestro cliente. Nuestro objetivo no es la puesta en marcha del ERP, es estar cerca de nuestros clientes día tras día, acompañándoles desde la implantación de la herramienta hasta el asesoramiento y la mejora continua.

Este caso de éxito se expuso el pasado 6 de junio en el Evento La Neurona – ADN Pymes Las Palmas 2019.

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