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Llega el verano y con él la mayoría de los trabajadores aprovechan para solicitar sus vacaciones. Pero, hay que organizar la empresa para que la actividad siga como siempre. Esta acción no es una tarea fácil ya que depende de muchos factores, el tamaño de la empresa, el sector y la actividad principal que tenga. 

Por ello, vamos a tratar de resumir una serie de elementos a tener en cuenta para que el periodo vacacional de los empleados no afecte en la organización empresarial y sobre todo, no altere el servicio al cliente y pueda sentirse igual de satisfecho. 

Atención al cliente

Cuando hablamos de atención al cliente, hacemos referencia a un aspecto primordial en cualquier tipo de empresa o negocio. Da igual qué fecha del año sea, que si tu cliente tiene una mala experiencia puede dañar de manera importante la imagen de una marca. 

Otro aspecto de importancia es que las empresas realicen estudios y prevean al máximo las incidencias posibles que pudieran surgir. Para poder así responder de forma mucho más eficiente.

Jornadas intensivas

Muchas empresas aplican una reducción de la jornada durante los meses de verano. Esta reducción se combina con el cumplimiento de las horas de trabajo acordadas y una mayor flexibilidad horaria en cuanto a la entrada y salida. Así, puedes disponer de más tiempo libre y disfrutar más.  

Al igual que cuando se disfruta de la jornada normal, la jornada intensiva también tiene que ser objeto de este registro debido a la normativa que regula el control horario.

 

Aspectos a tener en cuenta en todos los departamentos

Para que las vacaciones del personal de administración, o de cualquier otra área de negocio no supongan una paralización en la empresas, hay que dejarlo todo bien organizado:

  • Conoce los puntos clave que tienes que tener en cuenta antes de irte de vacaciones.
  • No dejes todas las cosas para última hora.

Para evitar o intentar minimizar los problemas que pueden ocasionar las vacaciones del personal administrativo de la empresa, debes seguir los siguientes consejos:

Planificación de tareas

Este punto es la clave. Tienes que analizar cuáles son las tareas clave de cada trabajador para que la empresa pueda seguir con su operativa diaria. Asignar esas tareas a los sustitutos.

Organización con antelación

Es imprescindible que la dirección o el dpto. de RRHH organicen de la mejor manera posible el tiempo de vacaciones de los trabajadores.

Darle uso a la nube

Utilizar la nube y las aplicaciones de gestión que permiten un acceso remoto, por si tuvieras que hacer alguna tarea específica mientras estás en tu periodo de vacaciones.

Trabajo al día

Intenta dejar todo el trabajo al día y  las tareas más importantes dejárselas asignadas a un compañero.

Mensaje por email y  teléfono

Tienes que dejar un mensaje donde expongas las fechas o periodo de tiempo que vas a estar de vacaciones, ofreciendo el contacto de la persona encargada durante este tiempo.

Refuerzo de la plantilla

El verano es un buen momento para dar una oportunidad a becarios o para realizar contrataciones temporales para sustituir al personal que está de vacaciones.

 

La finalidad de estas acciones es que los responsables de cualquier área, también puedan disfrutar de sus vacaciones.

 

La previsión es clave para evitar que el ritmo y la productividad de tu empresa no se vean afectados por la ausencia de trabajadores en vacaciones. Clic para tuitear

 

Cómo organizar el calendario de vacaciones 

Las empresas establecen normas para regular los repartos de las vacaciones, pero aun así, deben ser flexibles para adaptarse a las necesidades de sus trabajadores.

Si crees que organizar y coordinar el calendario de vacaciones de los trabajadores es una tarea fácil, recuerda lo ocurrido con Ryanair tras la cancelación de más de 2.000 vuelos por cuadrar mal los periodos de descanso de los empleados. Se estima que la cancelación de estos vuelos le costará a Ryanair aproximadamente 34,5 millones de euros. Este presupuesto estará destinado en su mayoría a las indemnizaciones con las que deberán compensar a sus clientes (23,5 millones de euros). 6,3 millones serán necesarios para pagar tasas e impuestos. Por último, 4,7 millones se emplearán para proporcionar un régimen de comida y alojo a los pasajeros.

  • Tienes que ver lo que dice el convenio colectivo del sector y el Estatuto del trabajador que establecen el derecho del trabajador a disfrutar al menos de 15 días de vacaciones en verano, aunque el calendario suele considerar verano una época muy amplia de mayo a octubre, por ejemplo.
  • Lo ideal es regular los turnos de vacaciones según un criterio de adjudicación. De esta manera muchas empresas utilizan el criterio de antigüedad para elegir los días de vacaciones. Los trabajadores más veteranos eligen primero.
  • El criterio es no variar los turnos de vacaciones excepto por necesidades ineludibles del servicio o circunstancias especiales del trabajador, previa justificación. 
  • Por último hay que establecer un criterio que indique cuántos trabajadores se pueden ir de vacaciones a la vez. Aunque esto implique muchas veces contratar más personal en verano.

Una vez que se ha establecido el calendario, se puede dar flexibilidad para que los trabajadores negocien entre ellos o intercambien sus turnos.

 

Cómo gestionar acuerdos y desacuerdos 

Es habitual que surjan conflictos por un mismo turno de vacaciones que no se pueden resolver con facilidad. Es responsabilidad de la empresa arbitrar una solución, siendo lo más justa posible. Hay que tener en cuenta que muchos trabajadores tienen obligaciones familiares similares, por eso la empresa tiene que tratar de dar una solución que sea equitativa. Las fechas más conflictivas son las temporadas de verano y navidades, seguido de la Semana Santa, coincidiendo con las vacaciones de los niños. 

Y para poder realizar una correcta planificación de las vacaciones de los trabajadores y no incurrir en un fallo que puede perjudicar y provocar grandes consecuencias para tu empresa, existen una serie de soluciones que están para ayudarte y facilitarte los procesos:

Portal del empleado

El portal del empleado es una solución tecnológica que tiene como objetivo reducir el trabajo administrativo y facilitar la gestión diaria de los departamentos de recursos humanos, teniendo todas las funcionalidades centralizadas en una única plataforma, (nóminas, certificado de retenciones, gestión de vacaciones, diferente información y documentación de la empresa, etc). Se traduce como un ahorro en tiempo y costes.

Sage 200c y Sage 50c

Facilita la movilidad de los empleados y la automatización de algunos procesos.

Poder conectarse al software con el que se trabaja en la empresa desde cualquier lugar, y a través de cualquier dispositivo, es una ventaja fundamental sobre todo en este periodo, puesto que permite flexibilizar rutinas y horarios de trabajo, en el caso de que tuvieras que hacer alguna acción concreta.

Además, puedes automatizar algunas de las acciones, para que en el momento de registrar una acción, se realice de forma automática.

Por ejemplo: crear una factura, la venta de un artículo, el software de contabilidad se encarga automáticamente de crear los asientos contables correspondientes.

 

Si tu empresa aun no está cubierta con soluciones específicas en el área de Recursos humanos, como por ejemplo, el portal del empleado, herramientas de gestión documental, firma digital, Business Intelligence con indicadores clave para la correcta toma de decisiones, control horario, etc, es el momento de diseñarlo en la estrategia, ya que son herramientas que contribuyen a incrementar la productividad, marcando una gran diferencia en los resultados.

 

Estamos aquí para asesorarte, ofreciéndote un valor diferencial. Crecemos contigo en la medida que lo necesites.

 

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